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国家体育总局公文处理工作办法

第一章 总则
第一条 为了适应国家体育总局工作需要,推进国家体育总局公文处理工作科学化、制度化、规范化,根据《党政机关公文处理工作条例》,结合国家体育总局工作实际,制定本办法。
第二条 本办法适用于国家体育总局各厅、司、局,各直属单位公文处理工作。
第三条 国家体育总局公文是国家体育总局实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书,是传达贯彻党和国家的体育方针政策,公布部门规章,指导、布置和商洽工作,请示和答复问题,报告、通报和交流情况等的重要工具。
第四条 公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第五条 公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。
第六条 国家体育总局各厅、司、局,各直属单位应当高度重视公文处理工作,加强组织领导,强化队伍建设,由专门部门或者由专人负责公文处理工作。
第七条 办公厅是国家体育总局公文处理工作的管理部门,主管机关的公文处理工作,并对直属单位的公文处理工作进行业务指导和监督检查。各厅、司、局和各直属单位的综合部门是本部门本单位公文处理工作的管理部门,负责本部门本单位的公文处理工作。
第二章 公文种类
第八条 国家体育总局的公文种类主要有:
(一)决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。
(二)决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
(三)命令(令)。适用于公布部门规章、宣布施行重大强制性措施、嘉奖有关单位和人员。
(四)公报。适用于公布重要决定或者重大事项。
(五)公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
(六)通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
(七)意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。
(八)通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项,批转、转发公文。
(九)通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。
(十)报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况,回复上级机关的询问。
(十一)请示。适用于向上级机关请求指示、批准。
(十二)批复。适用于答复下级机关请示事项。
(十三)函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。
(十四)纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。
第三章 公文格式
第九条 公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。
(一)份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。
(二)密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。
涉密公文应当根据涉密程度分别标注绝密”“机密”“秘密和保密期限。标注了密级但未标注保密期限的公文,按照《国家秘密保密期限的规定》执行:绝密级事项30年、机密级事项20年、秘密级事项10年。
(三)紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度,紧急公文应当分别标注特急”“加急,电报应当分别标注特提”“特急”“加急”“平急
(四)发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加文件二字组成,也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时,发文机关标志可以并用联合发文机关名称,也可以单独用主办机关名称。
(五)发文字号。国家体育总局公文以厅、司、局、直属单位为单位统一编发文字号。发文字号由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时,使用主办机关的发文字号。
(六)签发人。上行文应当标注签发人、会签人姓名。
(七)标题。由发文机关名称(全称或者规范化简称)、事由和文种组成。
(八)主送机关。公文的主要受理机关,应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。
(九)正文。公文的主体,用来表述公文的内容。
(十)附件说明。公文附件的顺序号和名称。
(十一)发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。
(十二)成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时,署最后签发机关负责人签发的日期。
(十三)印章。公文中有发文机关署名的,应当加盖发文机关印章,并与署名机关相符。联合上报的公文,可以由主办机关加盖印章;联合下发的公文,发文机关都应当加盖印章。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。
(十四)附注。需要说明的其他事项。公文如有附注,应当加括号标注。请示应当在附注处注明联系人的姓名和电话。
(十五)附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。
(十六)抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关,应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。
(十七)印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。
(十八)页码。公文页数顺序号。
第十条 公文中各组成部分的标识规则,参照《国家体育总局文件格式细则》执行。
第十一条 公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等,按照有关国家标准和规定执行。
第十二条 公文用纸幅面采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面,根据实际需要确定。
第四章 行文规则
第十三条 行文应当确有必要,讲求实效,注重针对性和可操作性。
第十四条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文,特殊情况需要越级行文的,应当同时抄送被越过的机关。
第十五条 向上级机关行文,应当遵循以下规则:
(一)原则上主送一个上级机关,根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关,不抄送下级机关。
(二)下级机关的请示事项,如需以本机关名义向上级机关请示,应当提出倾向性意见后上报,不得原文转报上级机关。
(三)请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。
(四)除上级机关负责人直接交办事项外,不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文,不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。
(五)受双重领导的机关向一个上级机关行文,必要时抄送另一个上级机关。
第十六条 国家体育总局可以与党中央、国务院有关部门,各省、自治区、直辖市党委和人民政府联合行文;也可以与同级或者相应的军队机关、人民团体和具有行政职能的事业单位联合行文。国家体育总局办公厅根据国家体育总局的授权,可以与上述部门或者单位办公厅(室)联合行文。
联合行文应当明确主办单位。行政机关联合行文,主办机关排列在前。行政机关与同级或者相应的党的机关、军队机关、人民团体等联合行文,按照党、政、军、群的顺序排列。
第十七条 国家体育总局在职权范围内可以与党中央、国务院有关部门相互行文。国家体育总局办公厅根据国家体育总局的授权,可以与党中央、国务院有关部门办公厅(室)相互行文。
第十八条 除以函的形式商洽工作、询问和答复问题等,国家体育总局不得向各省、自治区、直辖市、计划单列市人民政府(办公厅)发布指令性公文或者在公文中向各省、自治区、直辖市、计划单列市人民政府(办公厅)提出指令性要求。
第十九条 向下级机关行文,应当遵循以下规则:
(一)国家体育总局在职权范围内,可以向各省、自治区、直辖市、计划单列市、新疆生产建设兵团体育行政部门,解放军体育部门行文。国家体育总局办公厅根据国家体育总局的授权,可以向上述部门行文。
(二)国家体育总局向各省、自治区、直辖市、计划单列市、新疆生产建设兵团体育行政部门,解放军体育部门的重要行文,根据需要抄报国务院(办公厅),或者抄送同级人民政府。
(三)涉及多个部门(单位)职权范围内的事务,部门(单位)之间未协商一致的,不得向下行文;擅自行文的,上级机关应当责令其纠正或者撤销。
第二十条 国家体育总局内设机构除办公厅外,不得向体育系统及体育系统以外的其他机关正式行文。即:各司、局不得直接向党中央、国务院及其有关部门(办公厅),各省、自治区、直辖市、计划单列市、新疆生产建设兵团体育行政部门,解放军体育部门和各行业体协,各直属单位制发政策性和规范性文件,也不得代国家体育总局审批下达应以国家体育总局名义审批下达的事项。与其他机关内部相应的业务部门进行一般性业务工作联系,确需行文时,只能以的形式行文。
第五章 公文拟制
第二十一条 公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。
第二十二条 公文起草应当做到:
(一)符合国家法律法规和党的路线方针政策,完整准确体现发文机关意图,并同现行有关公文相衔接。
(二)一切从实际出发,分析问题实事求是,所提政策措施和办法切实可行。
(三)内容简洁,主题突出,观点鲜明,结构严谨,表述准确,文字精练。
(四)文种正确,格式规范。
1.公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。
2.拟制紧急公文,应当体现紧急的原因,并根据实际需要确定紧急程度。
3.人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题,后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。
4.结构层次序数,第一层为一、第二层为(一),第三层为“1.”,第四层为1
5.文内使用非规范化简称,应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
6.公文中的数字,除部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。
(五)深入调查研究,充分进行论证,广泛听取意见。
(六)公文涉及其他地区或者部门职权范围内的事项,起草单位必须征求相关地区或者部门意见,力求达成一致。
(七)重要公文起草工作由国家体育总局领导及各厅、司、局,各直属单位负责人主持、指导。
第二十三条 国家体育总局公文文稿签发前,应当由公文起草部门(单位)或者办公厅进行审核。
(一)审核的重点是:
1.行文理由是否充分,行文依据是否准确。
2.内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策;是否完整准确体现发文意图;是否同现行有关公文相衔接;所提政策措施和办法是否切实可行。
3.涉及有关地区或者部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。
4.文种是否正确,格式是否规范;人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确;文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。
5.其他内容是否符合公文起草的有关要求。
(二)审核分工
以国家体育总局名义制发的公文,报请总局领导签发前,应当严格审核。公文内容的审核,由公文起草部门(单位)负责;公文格式、体例的审核,由办公厅负责。
第二十四条 经审核不宜发文的公文文稿,应当退回起草部门(单位)并说明理由;符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的,由起草部门(单位)修改后重新报送。
第二十五条 公文应当经发文机关负责人审批签发。
(一)各级领导应当认真审批公文。主批人应当在签发栏中明确签署意见、姓名和完整日期,其他审批人圈阅或者签名的,视为同意。
(二)国家体育总局向党中央、国务院的请示、意见、报告,提请国务院审定发布体育法规,由局长或者主持工作的副局长签发;直属单位上报国家体育总局的请示、意见、报告,由本单位主要负责人或者主持工作的负责人签发。
(三)国家体育总局向党中央、国务院有关部门和体育系统印发的重要公文,由局长或者主持工作的总局领导签发;其他公文可由局长授权的分管总局领导签发,分管总局领导认为需经局长审签时,应另加签注。
(四)联合行文一般由主办单位首先签署意见,其他单位依次会签,会签栏内的单位级别应当对应。
(五)以国家体育总局名义制发的以下公文,由总局领导授权各厅、司、局主要负责人在各自的职权范围内签发(主要负责人不在时,由主要负责人授权的负责人签发)。
1.已经国家体育总局批准的外事活动接待通知。
2.审批竞技体育运动枪弹临时出入境文件。
3.审批直属单位100万元以下的基建和维修项目。
4.对向国家体育总局提出行政许可申请的事项进行批复。
5.答复全国人大法制工作委员会、国务院法制办公室、国务院有关部门等关于法律法规征求意见的函。
6.已经总局领导批准或者国家体育总局党组会议、局长办公会议讨论通过的事项,需要以国家体育总局名义行文,可以不必再经总局领导审签的文件;向有关单位行文必须加盖国家体育总局印章而不必经总局领导签发的函件、报表。
(六)以国家体育总局办公厅名义制发的公文,原则由办公厅主要负责人签发。主送中央和国家机关各部门(单位)及各省、自治区、直辖市、计划单列市人民政府办公厅(室)的函,规范性公文及其他重要事项的公文,由有关部门(单位)负责人审核,办公厅主要负责人签发,必要时报请总局领导审定并签发。各部门职责范围内的一般事务性公文,各部门主要负责人可签发;部门主要负责人离京出差(出访)时,主持工作的负责人可签发授权范围内的公文。
第六章 公文办理
第二十六条 公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。
第二十七条 收文办理指对收到公文的办理过程,包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。
(一)收文工作分工:
1.送国家体育总局的文件、电报、信函,由办公厅登记、分办、催办。
2.送各厅、司、局,各直属单位的文件、电报、信函,由各厅、司、局和各直属单位的综合部门登记、分办、催办。
3.境外寄送给我政府体育部门和全国性体育社会团体的函电,由对外联络司或者行使行政职能的事业单位收拆。
(二)收文办理主要程序是:
1.签收。对收到的公文应当逐件清点,核对无误后签字或者盖章,并注明签收时间。
2.登记。对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。
3.初审。对收到的公文应当进行初审。初审的重点是:是否应当由本部门本单位办理,是否符合行文规则,文种、格式是否符合要求,涉及其他单位职权范围内的事项是否已经协商、会签,是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文,应当及时退回来文单位并说明理由。
4.承办。
1)阅知性公文,应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。
2)批办性公文,应当根据各部门(单位)的职责范围和文件内容及时分送有关部门(单位)办理;重要公文应当提出拟办意见报收文部门(单位)负责人阅批后,再转有关部门(单位)办理。
3)需要两个以上部门(单位)共同办理的公文,应当明确主办部门(单位);文件内容所涉及的职责暂时无法界定的,由收文部门(单位)与有关部门(单位)协商后提出主办部门(单位),必要时需先由收文部门(单位)负责人阅批后,再转有关部门(单位)办理。
4)承办部门(单位)收到交办的公文后应当及时办理,不得延误、推诿。各直属单位需要审批答复的公文,应当在7个工作日办理完毕;各省、自治区、直辖市、计划单列市、新疆生产建设兵团体育行政部门,解放军体育部门及其他单位需要办理答复的公文,应当在10个工作日办理完毕。
紧急公文应当按时限要求办理,特急件随到随办;加急件应当在1-2个工作日办理完毕;一般性公文应尽快办理,每个会办部门办理时间不超过2个工作日。不能按规定期限办理完毕的,须向本部门(单位)主管负责人报告,必要时应当向来文单位说明情况。
5.传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向,不得漏传、误传、延误。
6.催办。及时了解掌握公文的办理进展情况,督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。
7.答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位,并根据需要告知相关单位。
第二十八条 发文办理指制发公文的过程,包括复核、登记、印制、核发等程序。
(一)复核。已经发文单位负责人签批的公文,印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核;需要作实质性修改的,应当报原签批人复审。
复核分工:
1.办公厅负责以国家体育总局、国家体育总局办公厅名义印发公文的复核工作;
2.各司、局和各直属单位的综合部门负责以本部门本单位名义印发公文的复核工作。
(二)登记。对复核后的公文,应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。
(三)印制。公文在印制前由起草部门(单位)负责校对。校对人员要严格通校文字、标点及公文格式,做到准确无误。公文应当严格按照《国家体育总局公文格式细则》的要求印制,必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。
(四)核发。公文印制完毕,应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。
第二十九条 涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或者收发件机关机要收发人员进行传递,通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系
统进行传输。
第三十条 需要归档的公文及有关材料,应当根据有关档案法律法规以及体育总局档案管理规定,及时收集齐全、整理(立卷)归档。个人不得保存应当归档的公文。
(一)需要归档的公文,应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理(立卷),要保证归档公文的齐全、完整,能正确反映工作的主要情况,便于保管和利用。
(二)联合办理的公文,原件由主办部门(单位)整理(立卷)、归档,相关部门(单位)保存复制件或其他形式的公文副本。
(三)部门(单位)负责人兼任其他部门(单位)职务,在履行所兼职务职责过程中形成的公文,由其兼职部门(单位)整理(立卷)、归档。
(四)需要归档的公文应当确定保管期限,按照有关规定定期向档案部门移交。
(五)拟制、修改和签批公文,书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。
第七章 公文管理
第三十一条 各部门各单位应当建立健全本部门本单位公文管理制度,确保管理严格规范,充分发挥公文效用。
第三十二条 公文由专门部门或者专人统一管理。国家体育总局机关和有条件的直属单位应当建立机要保密室和机要阅文室,并按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施设备。
第三十三条 公文运转过程中,应当按程序传递签收,严格履行登记手续。
第三十四条 公文确定密级前,应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后,应当按照所定密级严格管理。
绝密级公文应当由专人管理。
涉密公文的标题、发文字号、印发传达范围等属于公文内容的一部分,应当与公文一起严格按相关保密要求管理。
涉密公文的密级需要变更、解除,以及涉密公文的公开发布,由原确定密级的机关或者其上级机关决定。其他任何部门(单位)不得擅自变更、解除公文密级,不得擅自公开发布公文全文、摘要或消息稿。
涉密公文解密前,公文的全文、摘要以及标题、发文字号等均不得在无密的单位内部文件、简报资料、内部刊物、内部网站等使用,召开会议传达涉密公文的,不得进行新闻报道。
第三十五条 公文的阅读、印发传达范围应当按照发文机关的要求执行,一般不得变更;需要变更的,应当经发文机关批准。未经批准,任何部门(单位)和个人不得擅自变更阅读、印发传达范围。
涉密公文公开发布前应当履行解密程序。公开发布的时间、形式和渠道,由发文机关确定。涉密公文经删改后公开发布的,公开使用时应以删改后的版本为准,不得擅自使用未解密的内容。
经批准公开发布的公文,同发文机关正式印发的公文具有同等效力。
第三十六条 复制、汇编机密级、秘密级公文,应当符合有关规定并经请示国家体育总局保密管理部门,获得批准后执行。复制、汇编的公文视同原件管理,应当标注份号。绝密级公文不得复制、汇编。
复制件应当加盖复制部门(单位)戳记。翻印件应当注明翻印的部门(单位)名称、日期。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注。
第三十七条 公文的撤销和废止,由发文机关、上级机关或者权力机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的,视为自始无效;公文被废止的,视为自废止之日起失效。
第三十八条 涉密公文应当按照发文机关的要求和有关规定进行清退或者销毁。
第三十九条 不具备归档和保存价值的公文,经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续,确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。
第四十条 部门(单位)合并时,全部公文应当随之合并管理;部门(单位)撤销时,需要归档的公文经整理后按照有关规定移交档案管理部门。
工作人员离岗离职时,所在部门(单位)应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
第四十一条 国家体育总局新设立的部门(单位)应当向办公厅提出发文立户申请。经审查符合条件的,列为发文单位,部门(单位)合并或者撤销时,相应进行调整。
第八章 附 则
第四十二条 国家体育总局公文含电子公文。电子公文处理工作的具体办法另行制定。
第四十三条 法规、规章方面的公文,依照有关规定处理。外事方面的公文,依照外事主管部门的有关规定处理。
第四十四条 本办法由国家体育总局办公厅负责解释。
第四十五条 本办法自201371日起施行。2002626日国家体育总局发布的《国家体育总局公文处理办法》同时废止。